Externes BEM-Fallmanagement- Unternehmen gezielt entlasten

Professionelle Unterstützung im Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM)

Einleitung

Das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) ist für Unternehmen in Deutschland seit 2004 gesetzlich verpflichtend (§ 167 SGB IX), wenn Mitarbeiter*innen innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig sind.

Ziel des BEM ist es, Beschäftigte nach längerer Krankheit wieder erfolgreich ins Berufsleben zu integrieren, Arbeitsunfähigkeit zu überwinden, erneuter Arbeitsunfähigkeit vorzubeugen und den Arbeitsplatz langfristig zu erhalten.

Die Durchführung des BEM-Prozesses ist komplex und bindet erhebliche personelle wie zeitliche Ressourcen, insbesondere bei kleinen und mittleren Unternehmen.

Um Unternehmen gezielt zu entlasten, bieten wir Ihnen ein professionelles, externes                               BEM-Fallmanagement an.

Wir – das sind erfahrene Disability-Manager (CDMP), systematische Coaches, Sucht-und Konfliktberater, Arbeitsfähigkeitscoaches, Fachkräfte für Betriebliches Gesundheitsmanagement…

Unser Angebot umfasst sämtliche Schritte des BEM-Prozesses – von der Auswertung, über die Einladung der betroffenen Mitarbeiter*innen, die Durchführung der Gespräche bis hin zur Dokumentation und Entwicklung von Maßnahmenplänen. In welchem Umgang, ab welchem Schritt wir für Sie übernehmen, bestimmen Sie.

Warum externes BEM-Fallmanagement?

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, die gesetzlichen Vorgaben des BEM fachgerecht umzusetzen und gleichzeitig sensibel mit den individuellen Situationen ihrer Mitarbeiter*innen umzugehen. Oftmals fehlt es an Erfahrung, geschultem Personal oder neutralen Ansprechpartner*innen, um den Prozess effizient und wertschätzend zu gestalten. Hier bietet ein externer BEM-Dienstleister folgende Entlastungen:

• Ressourcenschonung: Unternehmen müssen kein zusätzliches Personal für das BEM abstellen, sondern können auf die Kapazitäten und das Know-how externer Fachkräfte zurückgreifen.
• Expertise und Neutralität: Externe BEM-Fallmanager*innen sind in arbeitsrechtlichen, medizinischen und psychologischen Fragen qualifiziert und handeln neutral, was das Vertrauen der betroffenen Personen stärkt.
• Rechtskonformität: Die Dienstleister sorgen für die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen, wozu insbesondere Datenschutz und Dokumentationspflichten zählen.
• Vertraulichkeit: Als neutrale Instanz gewährleisten externe Fallmanager*innen ein hohes Maß an Diskretion und Datenschutz, was die Akzeptanz des BEM-Prozesses erhöht.
• Flexibilität: Wir passen unsere Leistungen an die spezifischen Anforderungen und Strukturen des jeweiligen Unternehmens an.

Leistungsumfang eines externen BEM-Fallmanagements

Unser  Angebot umfasst typischerweise folgende Leistungen:

• Analyse der aktuellen BEM-Situation im Unternehmen
• Beratung der Personalabteilung und Geschäftsleitung zur optimalen Gestaltung des BEM-Prozesses
• Erstellung und Versand von Einladungen zum BEM-Gespräch
• Durchführung der BEM-Gespräche mit den betroffenen Mitarbeiter*innen, auf Wunsch auch mit internen Vertretungen (Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung etc.)
• Dokumentation des Prozesses gemäß Datenschutzvorgaben
• Entwicklung individueller Maßnahmen zur Wiedereingliederung
• Unterstützung bei der Umsetzung und Nachverfolgung der vereinbarten Maßnahmen
• Regelmäßiges Reporting an das Unternehmen (anonymisiert, Wahrung des  Datenschutzes!)
• Schulung und Sensibilisierung interner Ansprechpersonen…

Vorteile für Ihr Unternehmen

Der Einsatz eines externen BEM-Fallmanagements bringt zahlreiche Vorteile:

• Entlastung der Personalabteilung: Die oftmals zeitaufwendigen, administrativen Tätigkeiten und die aufwendige Kommunikation mit den Betroffenen werden ausgelagert.
• Steigerung der Akzeptanz: Mitarbeitende nehmen den Prozess durch die Einbindung neutraler Dritter als fairer und vertrauenswürdiger wahr.
• Reduzierung von Fehlzeiten: Die professionelle Begleitung fördert eine nachhaltige Wiedereingliederung und verringert die Wahrscheinlichkeit erneuter Ausfälle.
• Vermeidung von Fehlern: Durch Erfahrung und Qualifikation der externen Fachkräfte werden Fehler in der Durchführung, Dokumentation oder Kommunikation minimiert.
• Kosteneffizienz: Die Auslagerung spart kostenintensive Schulungen und den Aufbau interner Strukturen.
• Rechtssicherheit: Gesetzliche Vorgaben werden zuverlässig eingehalten, wodurch das Risiko arbeitsrechtlicher Konflikte sinkt.

Der Ablauf eines externen BEM-Fallmanagements

Ein strukturierter Ablauf ist das Fundament für einen erfolgreichen und entlastenden BEM-Prozess. Typischerweise folgt das externe Fallmanagement diesen Schritten:

• Startgespräch & Analyse: Aufnahme der Ist-Situation im Unternehmen, Identifikation der Herausforderungen und Definition von Zielen.
• Informationsphase: Information der Belegschaft über das externe Angebot und die Vorteile der Zusammenarbeit.
• BEM-Einladung: Versand der Einladungen an betroffene Mitarbeitende, Erklärung von Ablauf und Datenschutz.
• Durchführung der BEM-Gespräche: Moderation und Dokumentation durch die externen Fachkräfte, Entwicklung individueller Maßnahmen.
• Umsetzung der Maßnahmen: Unterstützung bei der Realisierung der vereinbarten Schritte, enge Abstimmung mit dem Unternehmen.
• Evaluation und Nachverfolgung: Überprüfung des Erfolgs der Maßnahmen, ggf. Anpassung der Vorgehensweise, Berichtswesen an das Unternehmen.

Zusammenarbeit und Kostenstruktur

Die Zusammenarbeit mit iNLEGA im externen BEM-Fallmanagement ist flexibel gestaltbar.                               Sie können einzelne Leistungen oder das gesamte BEM-Fallmanagement beauftragen – je nach Bedarf und interner Kapazität. Die Kosten richten sich nach Umfang und Komplexität der Fälle sowie der Größe des Unternehmens.

Typische Abrechnungsmodelle sind:

• Fallbezogene Abrechnung (z.B. pro abgeschlossenem BEM-Fall)
• Pauschalverträge über bestimmte Zeiträume oder Fallmengen
• Serviceverträge mit monatlicher Grundgebühr und Zusatzoptionen

Transparente Kostenstrukturen, klare Leistungsbeschreibungen und regelmäßige Abstimmungen sorgen für Planbarkeit und Nachvollziehbarkeit.

Datenschutz und rechtliche Aspekte

Gerade im BEM-Prozess ist der Schutz personenbezogener Daten von zentraler Bedeutung. Externe BEM-Dienstleister verpflichten sich zu striktem Datenschutz, arbeiten mit sicheren Datenübertragungssystemen und dokumentieren nur im gesetzlich zulässigen Umfang. Die Einhaltung der DSGVO sowie der einschlägigen Vorschriften des SGB IX ist obligatorisch. Die Betroffenen werden umfassend über ihre Rechte und Möglichkeiten informiert, alle Daten werden ausschließlich zweckgebunden verarbeitet.

Fazit

Das Angebot eines externen BEM-Fallmanagements ist für Unternehmen eine effektive Möglichkeit, gesetzliche Anforderungen rechtskonform und professionell zu erfüllen, interne Ressourcen zu schonen und gleichzeitig die Gesundheit und Motivation der Belegschaft zu stärken.

Die Auslagerung des Prozesses an spezialisierte Fachkräfte steigert die Akzeptanz des BEM-Prozesses und trägt dazu bei, Arbeitsplätze langfristig zu sichern sowie Kosten infolge von Fehlzeiten und Fluktuation zu senken. Personalverantwortliche profitieren von unserer umfassenden Beratung, klaren Strukturen und einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit – zum Wohl aller Beteiligten.

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